Politique de respect des données à caractère personnel pour la collecte des données personnelles des contacts au sein des organismes d’accueil.
Date : 13/05/2025
La protection de vos données est une question importante pour nous et nous faisons tout notre possible pour les protéger.
Nous veillons à traiter vos données personnelles de manière légale, honnête et transparente.
RESPONSABLE DE TRAITEMENT
La Plateforme pour le Service Citoyen, dont le siège sociale est situé rue du Marteau 21, 1000 Bruxelles, est « Responsable de traitement » au sens du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 et de la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel (ci-après «le RGPD »).
CHAMP D’APPLICATION
Cette Politique de respect des Données à caractère personnel (ci-après la Politique) décrit la manière dont nous gérons les données à caractère personnel que nous collectons lors de votre parcours en Service Citoyen. Nous traitons vos données à caractère personnel en conformité avec toutes les réglementations applicables concernant la protection des données personnelles.
En acceptant la présente Politique, en vous inscrivant à un Service Citoyen, vous reconnaissez et acceptez les termes de la Politique ainsi que les traitements et les transferts de Données à caractère personnel qui seront réalisés conformément à la Politique à des fins d'évaluation, d’orientation et de soutien tout au long du programme.
PRINCIPES GÉNÉRAUX
La Plateforme pour le Service Citoyen garantit que tout traitement des données à caractère personnel qu’elle opère est conforme au RGPD.
En conséquence, elle :
- met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour s'assurer que les traitements sont effectués conformément aux principes du RGPD ;
- veille à se conformer aux dispositions légales relatives à la protection des données à caractère personnel. A ce titre, elle s’assure que ses outils, produits, applications ou services, intègrent de façon effective dès leur origine les principes relatifs à la protection des données (principe de protection des données dès la conception);
- garantit de ne collecter, traiter ou utiliser que les seules données qui sont nécessaires au regard des finalités spécifiques des traitements qu’elle opère. Cela s'applique à la quantité des données à caractère personnel qui sont collectées, à l'étendue de leurs traitements, à leur durée de conservation et à leur accessibilité (principe de protection des données par défaut.)
FINALITÉS DES TRAITEMENTS
Les données à caractère personnel qui sont collectées et utilisées par la Plateforme pour le Service Citoyen ont pour objectif de lui permettre de remplir les missions qui lui sont dévolues en vertu de ses statuts et d’améliorer les services proposés.
But de l’association
L’association a pour but de promouvoir et organiser en Belgique un Service Citoyen. Le Service Citoyen est un dispositif permettant à toute personne résidant en Belgique de s’engager à temps plein et de manière continue dans un projet d’intérêt général afin de promouvoir la mixité sociale, la solidarité, l’autonomie individuelle et l’engagement citoyen, tout en lui assurant une indemnité et une sensibilisation civique.
La mise en œuvre effective du Service Citoyen en Belgique, c'est-à-dire la gestion administrative,
financière et opérationnelle du dispositif, tels que le conventionnement des organismes d’accueil,
l'organisation de modules de sensibilisation citoyenne, la mobilisation et l’accompagnement des
jeunes en Service Citoyen..
DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL COLLECTÉES DANS LE CADRE DU PARTENARIAT AVEC LES ORGANISMES D’ACCUEIL
Il s’agit exclusivement de la collecte des coordonnées des personnes de contacts, tuteurs et tuterices
- Nom
- Prénom
- Fonction au sein de l’OA
- Téléphone
- - Participation à la formation des tuteurs
NOUS UTILISONS CES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNELLES POUR :
- Gestion des mission au sein de l’OA
- Invitation aux formations tuteurs et tutrices
- Accompagnement du jeune lors de sa mission
- Validation des présences en mission des jeunes (via MyFiche)
- Réponde à vos demandes et communiquer avec vous
- Alimenter notre site et nos publications sur les réseaux sociaux au moyen de témoignages et ou photos (votre consentement sera demandé au préalable)
BASES LÉGALES DES TRAITEMENTS SONT LES SUIVANTES
Les fondements juridiques sur lesquels s’appuient la Plateforme pour le Service Citoyen afin de traiter les données à caractère personnel sont les suivants :
- Finalités 1 à 5 : le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l'exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci.
- - Finalité 6 : le consentement de la personne concernée qui a, à tout moment, le droit de retirer son consentement (sans que cela ne compromette la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait).
ACCÈS AUX DONNÉES
La Plateforme pour le Service Citoyen peut rendre les données à caractère personnel accessibles aux personnes et entités suivantes :
1. Au sein de la Plateforme
Seules les personnes qui y sont autorisées ont accès aux données personnelles pertinentes et cela afin de pouvoir accomplir leurs tâches. Elles sont tenues d’observer le secret professionnel et le secret professionnel partagé. Elles respectent toutes les réglementations techniques visant à la sécurité des données.
2. Jeune
Les données personnelles peuvent être transmises aux jeunes effectuant une mission au sein de votre organisation.
3. Sous-traitants de la Plateforme pour le Service Citoyen
Pour l’exécution de certains traitements, la Plateforme pour le Service Citoyen fait appel à des parties tierces qui exécutent des tâches et le traitement de données qui y sont associées pour et au nom de la Plateforme pour le Service Citoyen. Ces tiers sont appelés “sous-traitants” dans le cadre de la législation sur la protection des données. Ces sous-traitants ont leur propre politique de sécurité et protection des données conforme à la législation RGPD.
La Plateforme pour le Service Citoyen transmet certaines données personnelles à des fournisseurs de services tiers externes tels que des compagnies d'assurances, des experts, des fournisseurs de services de systèmes informatiques, support, hébergement, fournisseurs de services d'impression et autres vendeurs tiers similaires et fournisseurs de services sous-traités qui nous assistent dans l'accomplissement de nos activités.
Liste de sous-traitants :
- Odoo
- MyFiche
DURÉE DE CONSERVATION
Nous stockons les informations que nous recueillons à votre sujet aussi longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles nous le savons collectées et conformément à la loi applicable et aux intérêts légitimes.
LES DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES
En vertu du RGPD, les personnes concernées dont les données à caractère personnel font l’objet d’un traitement par la Plateforme pour un service citoyen se voient reconnaître les droits ci-après énoncés.
4. Droit d’accès et d’information.
Vous disposez du droit d’accès à vos données, c’est-à-dire le droit d’accéder, sans devoir motiver votre demande, à vos données à caractère personnel qui sont traitées par la Plateforme pour un service citoyen. Vous pouvez également demander que vous soit remise une copie des données traitées.
La Plateforme pour le Service Citoyen peut exiger le paiement de frais raisonnables basés sur les coûts administratifs relatifs à la demande qui lui est adressée. Elle peut également s’opposer à toute demande manifestement abusive.
5. Droit de rectification
Vous avez le droit d'obtenir de la Plateforme pour le Service Citoyen, dans les meilleurs délais, la rectification des données à caractère personnel vous concernant qui sont inexactes, incomplètes ou obsolètes.
Dans le cas où les données sont rectifiées, la Plateforme pour le Service Citoyen procède à une notification auprès de chaque sous-traitant ou partenaire auquel vos données à caractère personnel ont éventuellement été communiquées, à moins qu'une telle communication se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés.
6. Droit à l’effacement (« droit à l’oubli »)
Vous êtes en droit d’exiger de la Plateforme pour un service citoyen l’effacement de vos données à caractère personnel dans les meilleurs délais, dans les cas suivants :
- les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ;
- le traitement des données reposait exclusivement sur votre consentement, que vous avez retiré ;
- vous vous opposez, pour des raisons fondées, au traitement.
Dans tous les cas, ce droit ne pourra être accordé si le traitement est nécessaire en vue de respecter une obligation légale qui requiert ledit traitement ou s’il est nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice.
Dans le cas où vos données sont effacées, la Plateforme pour le Service Citoyen procède à une notification auprès de chaque sous-traitant ou partenaire auquel les données à caractère personnel ont éventuellement été communiquées, à moins qu'une telle communication se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés.
7. Droit à la limitation
Vous avez le droit d'obtenir de la Plateforme pour le Service Citoyen la limitation du traitement relatif à vos données à caractère personnel lorsque l’une des hypothèses suivantes s'applique :
- Vous contestez l'exactitude des données à caractère personnel. Dans ce cas, la limitation n’est d’application que pendant une durée permettant à la Plateforme pour le Service Citoyen de vérifier l'exactitude des données à caractère personnel ;
- Le traitement est illicite, et au lieu d’un effacement, vous exigez que leur utilisation soit limitée ;
- La Plateforme pour le Service Citoyen ne traite plus vos données aux fins du traitement mais celles-ci sont encore nécessaires pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.
- Vous êtes en mesure de prouver que vous vous êtes opposé au traitement.
En cas de limitation du traitement de vos données à caractère personnel, la Plateforme pour le Service Citoyen a l’obligation de le notifier à chaque sous-traitant ou partenaire auquel les données à caractère personnel ont éventuellement été communiquées à moins qu'une telle communication se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés.
8. Droit à la portabilité des données
Vous avez le droit de demander que les données que vous avez fournies à la Plateforme pour le Service Citoyen vous soient transmises dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine. Par ailleurs, vous avez le droit de transmettre vos données à un autre responsable de traitement sans que la Plateforme pour le Service Citoyen ne puisse y faire obstacle.
Vous pouvez également demander que ses données soient transmises directement par la Plateforme pour le Service Citoyen à un autre responsable de traitement lorsque cela est techniquement possible.
9. Droit d’opposition
Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de vos données à caractère personnel.
Dans cette hypothèse, la Plateforme pour le Service Citoyen doit cesser immédiatement le traitement des données en question, à moins que :
- Elle ne démontre qu'il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent vos intérêts, vos droits et vos libertés ;
- Elle démontre qu’il existe des motifs servant à la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.
LE DÉLÉGUÉ À LA PROTECTION DES DONNÉES
Si vous désirez faire valoir l’un des droits exposés ci-dessus ou obtenir toute information relative à vos données à caractère personnel, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données désigné via l’adresse mail : dpo@service-citoyen.be
S’agissant de données à caractère personnel, et donc confidentielles, votre demande doit être accompagnée d’une copie de votre carte d’identité à titre de preuve de celle-ci.
La Plateforme pour le Service Citoyen s’engage à répondre à toute demande dans un délai raisonnable, et en tout état de cause, dans un délai maximum de 30 jours calendrier à compter de la réception de votre demande. Cependant, en fonction de la complexité de la demande, et conformément au RGPD, le délai de réponse peut être porté à trois mois.
RECOURS
En cas de désaccord ou d’absence de réponse, vous pouvez déposer une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données (APD) dont les coordonnées complètes sont disponibles sur : www.autoriteprotectiondonnees.be/
MISE À JOUR
La présente politique de protection de données est susceptible de faire l’objet de modifications et d’ajouts en raison d’évolutions législatives ou d’autre nature (notamment relatives aux moyens technologiques utilisés pour les traitements de données).
Nous vous invitons à vous connecter régulièrement à la présente page qui contient toujours la version la plus à jour, applicable dès sa mise en ligne.