Charte Relative à la protection des données à caractère personnel de la Plateforme pour le Service Citoyen
Dernière version mise en ligne : 20/01/2025
La protection de vos données est une question importante pour nous et nous faisons tout notre possible pour les protéger. Nous veillons à traiter vos données personnelles de manière légale, honnête et transparente.
RESPONSABLE DE TRAITEMENT
La Plateforme pour le Service Citoyen, dont le siège sociale est situé rue du Marteau 21, 1000 Bruxelles, est « Responsable de traitement » au sens du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 et de la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel (ci-après «le RGPD »).
CHAMP D’APPLICATION
Toute personne physique - en tant que membre, travailleur, jeune en service citoyen, partenaire, organisme d’accueil, tuteur, formateur, intervenant, stagiaire, volontaire, fournisseur, employé d’une personne morale en relation avec le responsable de traitement ou en toute autre qualité - dont la Plateforme pour le Service Citoyen traite les données à caractère personnel est concernée par la présente charte.
PRINCIPES GÉNÉRAUX
La Plateforme pour le Service Citoyen garantit que tout traitement des données à caractère personnel qu’elle opère est conforme au RGPD.
En conséquence, elle :
● met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour s'assurer que les traitements sont effectués conformément aux principes du RGPD ;
● veille à se conformer aux dispositions légales relatives à la protection des données à caractère personnel. A ce titre, elle s’assure que ses outils, produits, applications ou services, intègrent de façon effective dès leur origine les principes relatifs à la protection des données (principe de protection des données dès la conception);
● garantit de ne collecter, traiter ou utiliser que les seules données qui sont nécessaires au regard des finalités spécifiques des traitements qu’elle opère. Cela s'applique à la quantité des données à caractère personnel qui sont collectées, à l'étendue de leurs traitements, à leur durée de conservation et à leur accessibilité (principe de protection des données par défaut.)
FINALITÉS DES TRAITEMENTS
Les données à caractère personnel qui sont collectées et utilisées par la Plateforme pour le Service Citoyen ont pour objectif de lui permettre de remplir les missions qui lui sont dévolues en vertu de ses statuts et d’améliorer les services proposés.
But de l’association
L’association a pour but de promouvoir et organiser en Belgique un Service Citoyen. Le Service Citoyen est un dispositif permettant à toute personne résidant en Belgique de s’engager à temps plein et de manière continue dans un projet d’intérêt général afin de promouvoir la mixité sociale, la solidarité, l’autonomie individuelle et l’engagement citoyen, tout en lui assurant une indemnité et une sensibilisation civique.
Activités principales
Dans la poursuite de la réalisation de son but, de manière non exhaustive et non limitative, l’associa ion mène des activités telles que :
• La mise en œuvre effective du Service Citoyen en Belgique, c'est-à-dire la gestion administrative, financière et opérationnelle du dispositif, tels que le conventionnement des organismes d’accueil, l'organisation de modules de sensibilisation citoyenne, la mobilisation et l’accompagnement des jeunes en Service Citoyen.
• Des activités de réseautage, notamment la fédération d’un panel croissant et diversifié d’acteurs partenaires du Service Citoyen en Belgique ;
• Des activités de communication, notamment l’organisation de conférences de presse, la rédaction de communiqués de presse, publication d’articles, de brochures, de livres, de documentaires ;
• Des activités de recherche, notamment l’activation d’un comité de recherche, organisation de séminaires, études prospectives, publications multidisciplinaires, interventions dans des colloques, collaborations avec les Services Civils d’autres pays ;
• Des actions de sensibilisation auprès de la société civile, des administrations et de la sphère politique, telles que conférences, interventions diverses, sensibilisation... ;
• Des actions de levées de fonds telles que le démarchage auprès de bailleurs de fonds publics et privés, la réponse à des appels à projet, sollicitations de fondations philanthropiques...
• L’association encourage les échanges avec les dispositifs similaires européens et internationaux. Les différents traitements de données à caractère personnel opérés par la Plateforme pour un service citoyen se fondent sur :
● des obligations légales et réglementaires (justification de subsides, obligations en matière de droit du travail, etc…) ;
● des obligations contractuelles, comme par exemple l’administration des inscriptions aux activités, la gestion des ressources humaines (volontaires, stagiaires, etc.), la bonne
exécution de partenariats, de contrats conclus avec des sous-traitants, des prestataires des fournisseurs, des clients, des intervenants,
● l’intérêt légitime dans le but de communiquer sur ses activités ;
● le consentement dans le but de capter/diffuser l’image ou la voix des personnes concernées .
DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL COLLECTÉES
La majorité des traitements nécessitent la collecte et le traitement des données à caractère personnel relatives à l’identité et aux coordonnées de contact des personnes concernées (nom, prénom, mail, téléphone, adresse postale, genre ,…).
Par ailleurs, d’autres données à caractère personnel complémentaires relatives aux personnes concernées peuvent être collectées en fonction de la nature des traitements opérés telles que :
● pour les traitements en lien avec la gestion du personnel et de sa rémunération : fonction, niveau d’études, salaire, primes, sanction disciplinaire, évaluation au sein de l’entreprise, numéro national etc..
● pour les traitements qui impliquent des flux financiers : numéro de TVA, coordonnées bancaires,
● pour les traitements en lien avec les activités opérationnelles de la Plateforme pour le Service Citoyen : statut administratif, statut social, source de revenus, situation familiale,données de santé, données judiciaires, origine ethnique, conviction religieuse, appartenance syndicale, opinion politique, numéro national, etc…
ACCÈS AUX DONNÉES
1. Droit d’accès et d’information.
Seules les personnes qui y sont autorisées ont accès aux données personnelles pertinentes et cela afin de pouvoir accomplir leurs tâches. Elles sont tenues d’observer le secret professionnel et de respecter toutes les réglementations techniques visant à la sécurité des données.
2. Organisme d’accueil
Les données personnelles sont transmises à l'organisme d’accueil auprès duquel le jeune en service citoyen accomplit sa mission en vue du bon encadrement de celui-ci. Les Organismes d’accueil sont tenus de respecter strictement les dispositions du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 et de la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel (ou « RGPD »), de prendre toutes précautions conformes aux usages afin de protéger la confidentialité des informations auxquelles elles ont accès
3. Sous-traitants de la Plateforme pour le Service Citoyen
Pour l’exécution de certains traitements, la Plateforme pour le Service Citoyen fait appel à des parties tierces qui exécutent des tâches et le traitement de données qui y sont associées pour et au nom de la Plateforme pour le Service Citoyen. Ces tiers sont appelés “sous-traitants” dans le cadre de la législation sur la protection des données. Ces sous-traitants ont leur propre politique de sécurité et protection des données conforme à la législation RGPD.
La Plateforme pour le Service Citoyen transmet certaines données personnelles à des fournisseurs de services tiers externes tels que des compagnies d'assurances, des experts, des fournisseurs de services de systèmes informatiques, support, hébergement, fournisseurs de services d'impression et autres vendeurs tiers similaires et fournisseurs de services sous-traités qui nous assistent dans l'accomplissement de nos activités.
4. Organismes subsidiants
La Plateforme pour le Service Citoyen doit rendre les données à caractère personnel accessibles aux autorités gouvernementales impliquées en vertu d'une obligation légale dans le cadre de subsidiation et d'audit (Gouvernement Wallon, Région Bruxelles Capitale, Cocof, FSE, etc.).
DURÉE DE CONSERVATION
Les données des personnes ayant manifesté un intérêt pour les actions et activités de la Plateforme pour le Service Citoyen sont conservées conformément à l’art 5 du règlement RGPD, c’est-à-dire pendant la période correspondant à l’objectif visé ou jusqu’à ce que le consentement soit explicitement retiré par la personne concernée.
Nous stockons les informations que nous recueillons à votre sujet aussi longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles nous le savons collectées et conformément à la loi applicable et aux intérêts commerciaux légitimes.
Cependant, certaines d’entre elles peuvent être conservées pour une durée plus longue à des fins d’archivage dans l’intérêt du public ou de recherches scientifiques. Elles sont dans ce cas pseudonymisées ou anonymisées et leur accès est limité aux personnes chargées spécifiquement de ces finalités.
LES DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES
En vertu du RGPD, les personnes concernées dont les données à caractère personnel font l’objet d’un traitement par la Plateforme pour un service citoyen se voient reconnaître les droits ci-après énoncés.
5. Droit d’accès et d’information.
Vous disposez du droit d’accès à vos données, c’est-à-dire le droit d’accéder, sans devoir motiver votre demande, à vos données à caractère personnel qui sont traitées par la Plateforme pour un service citoyen. Vous pouvez également demander que vous soit remise une copie des données traitées.
La Plateforme pour le Service Citoyen peut exiger le paiement de frais raisonnables basés sur les coûts administratifs relatifs à la demande qui lui est adressée. Elle peut également s’opposer à toute demande manifestement abusive.
6. Droit de rectification
Vous avez le droit d'obtenir de la Plateforme pour le Service Citoyen, dans les meilleurs délais, la rectification des données à caractère personnel vous concernant qui sont inexactes, incomplètes ou obsolètes.
Dans le cas où les données sont rectifiées, la Plateforme pour le Service Citoyen procède à une notification auprès de chaque sous-traitant ou partenaire auquel vos données à caractère personnel ont éventuellement été communiquées, à moins qu'une telle communication se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés.
7. Droit à l’effacement (« droit à l’oubli »)
Vous êtes en droit d’exiger de la Plateforme pour un service citoyen l’effacement de vos données à caractère personnel dans les meilleurs délais, dans les cas suivants :
- les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ;
- le traitement des données reposait exclusivement sur votre consentement, que vous avez retiré ;
- vous vous opposez, pour des raisons fondées, au traitement.
Dans tous les cas, ce droit ne pourra être accordé si le traitement est nécessaire en vue de respecter une obligation légale qui requiert ledit traitement ou s’il est nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice.
Dans le cas où vos données sont effacées, la Plateforme pour le Service Citoyen procède à une notification auprès de chaque sous-traitant ou partenaire auquel les données à caractère personnel ont éventuellement été communiquées, à moins qu'une telle communication se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés.
8. Droit à la limitation
Vous avez le droit d'obtenir de la Plateforme pour le Service Citoyen la limitation du traitement relatif à vos données à caractère personnel lorsque l’une des hypothèses suivantes s'applique :
- Vous contestez l'exactitude des données à caractère personnel. Dans ce cas, la limitation n’est d’application que pendant une durée permettant à la Plateforme pour le Service Citoyen de vérifier l'exactitude des données à caractère personnel ;
- Le traitement est illicite, et au lieu d’un effacement, vous exigez que leur utilisation soit limitée ;
- La Plateforme pour le Service Citoyen ne traite plus vos données aux fins du traitement mais celles-ci sont encore nécessaires pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.
- Vous êtes en mesure de prouver que vous vous êtes opposé au traitement.
En cas de limitation du traitement de vos données à caractère personnel, la Plateforme pour le Service Citoyen a l’obligation de le notifier à chaque sous-traitant ou partenaire auquel les données à caractère personnel ont éventuellement été communiquées à moins qu'une telle communication se
révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés.
9. Droit à la portabilité des données
Vous avez le droit de demander que les données que vous avez fournies à la Plateforme pour le Service Citoyen vous soient transmises dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine. Par ailleurs, vous avez le droit de transmettre vos données à un autre responsable de traitement sans que la Plateforme pour le Service Citoyen ne puisse y faire obstacle. Vous pouvez également demander que ses données soient transmises directement par la Plateforme pour le Service Citoyen à un autre responsable de traitement lorsque cela est techniquement possible.
10. Droit d’opposition
Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de vos données à caractère personnel.
Dans cette hypothèse, la Plateforme pour le Service Citoyen doit cesser immédiatement le traitement des données en question, à moins que :
- Elle ne démontre qu'il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent vos intérêts, vos droits et vos libertés ;
- Elle démontre qu’il existe des motifs servant à la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.
LE DÉLÉGUÉ À LA PROTECTION DES DONNÉES
Si vous désirez faire valoir l’un des droits exposés ci-dessus ou obtenir toute information relative à vos données à caractère personnel, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données désigné via l’adresse mail : dpo@service-citoyen.be
S’agissant de données à caractère personnel, et donc confidentielles, votre demande doit être accompagnée d’une copie de votre carte d’identité à titre de preuve de celle-ci.
La Plateforme pour le Service Citoyen s’engage à répondre à toute demande dans un délai raisonnable, et en tout état de cause, dans un délai maximum de 30 jours calendrier à compter de la réception de votre demande. Cependant, en fonction de la complexité de la demande, et conformément au RGPD, le délai de réponse peut être porté à trois mois.
RECOURS
En cas de désaccord ou d’absence de réponse, vous pouvez déposer une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données (APD) dont les coordonnées complètes sont disponibles sur : www.autoriteprotectiondonnees.be/
MISE À JOUR
La présente charte politique de protection de données est susceptible de faire l’objet de modifications et d’ajouts en raison d’évolutions législatives ou d’autre nature (notamment relatives aux moyens technologiques utilisés pour les traitements de données).
Nous vous invitons à vous connecter régulièrement à la présente page qui contient toujours la version la plus à jour, applicable dès sa mise en ligne.